W codziennej pracy administracyjnej sporo czasu zajmuje ustalanie, gdzie zapisano określoną informację i czy dostępny plik zawiera aktualne dane. Problem pojawia się zwłaszcza wtedy, gdy dokumenty są przekazywane między pracownikami, zapisywane pod różnymi nazwami albo przechowywane w kilku niezależnych miejscach. Dodatkowym utrudnieniem bywają załączniki, które po zapisaniu tracą powiązanie z wiadomością, do której pierwotnie należały.

Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby przez przypisywanie im wspólnych oznaczeń, grupowanie według spraw a także rejestrowanie głównych informacji o ich pochodzeniu. Przy podejmowaniu zasad zapisu warto uwzględnić sytuacje, w których jeden dokument tyczy się kilku obszarów działalności. Np, protokół odbioru może być związany zarówno z konkretnym zamówieniem, jak i z rozliczeniem finansowym. O ile plik zostanie przypisany jedynie do jednej dziedzinie, osoba pracująca nad drugim obszarem może posiadać trudności z jego znalezieniem. Rozwiązaniem bywa stosowanie dodatkowych oznaczeń lub powiązań między sprawami. Ich liczba powinna natomiast pozostawać pod kontrolą, ponieważ zbyt złożony system dziedzinie może utrudnić wybór właściwego opisu. Istotne jest także ustalenie, kto odpowiada za poprawianie błędnych danych i uzupełnianie brakujących informacji.

W organizacji obiegu dokumentów bardzo ważną rolę odgrywa rozdzielenie czynności związanych z przygotowaniem, sprawdzeniem i zatwierdzeniem materiału. Oczywiście nie każdy plik wymaga takiej samej kontroli. Notatka ze spotkania może służyć jedynie do użytku wewnętrznego, jednakże dokument dotyczący zobowiązań inwestycyjnych może wymagać zgody przez osobę uprawnioną. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja powinny uwzględniać te różnice, by procedury odpowiadały charakterowi wykonywanych zadań. W praktyce należy określić, co dzieje się, gdy dokument zawiera błędy, wymaga wypełnienia albo nie zostaje zatwierdzony w wyznaczonym terminie. Przydatne jest także zachowanie informacji o tym, kto wprowadził modyfikację i na jakim etapie się ona pojawiła. Sama historia zmian nie zawsze tłumaczy przyczynę korekty, dlatego są przypadki w których niezbędny jest dodatkowy komentarz albo zapis decyzji. Osobnym zagadnieniem pozostaje praca na kilku wersjach jednego pliku. Jeżeli już użytkownicy pobierają dokumenty na swoje urządzenia i później przesyłają je ponownie, mogą powstawać równoległe wersje, których różnice nie są od razu widoczne. Ustalenie zasad edycji i publikowania zatwierdzonych materiałów daje możliwość ograniczyć niejasności dotyczące tego, który dokument powinno się wykorzystać w dalszych działaniach.

Przy długotrwałym przechowywaniu dokumentacji znaczenie ma sposób opisywania plików a także możliwość odtworzenia ich kontekstu po upływie kilku lat. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać dane o autorze, dacie utworzenia, rodzaju dokumentu i powiązanej sprawie. Nie wszystkie informacje muszą być natomiast dostępne od początku. Część danych może zostać uzupełniona dopiero po weryfikacji dokumentu, a niektóre materiały wymagają indywidualnego opisu ze względu na swoją treść. Problem pojawia się szczególnie podczas przenoszenia dużych zbiorów ze starszych systemów. Nazwy plików bywają skrócone, daty zapisane w różnorakich formatach, a część dokumentów nie ma żadnych oznaczeń. Automatyczne przeniesienie takich zasobów może zachować ich zawartość, niemniej jednak niekoniecznie zapewni poprawne przypisanie do nowych kategorii. Dlatego migrację warto podzielić na etapy i sprawdzać, czy wybrane dokumenty są widoczne pod właściwymi oznaczeniami oraz czy można je otworzyć. Przy skanach dodatkowe znaczenie ma jakość obrazu i kompletność stron. Rozpoznawanie tekstu ułatwia szukanie treści, lecz niedociągnięcia odczytu mogą dotyczyć numerów, dat lub nazw własnych. W dokumentacji, w której takie szczegóły mają znaczenie, potrzebna jest kontrola wyniku, a w razie wątpliwości też ranking z papierowym oryginałem.

Dokumentacja elektroniczna wymaga też określenia zasad udostępniania, przechowywania i usuwania informacji. Zakres dostępu powinien wynikać z obowiązków użytkownika, a nie wyłącznie z jego przynależności do określonego działu. Pracownik może potrzebować wglądu w treść umowy, ale nie musi posiadać prawa do zmiany jej zapisów ani usuwania załączników. W sytuacji danych poufnych należy ponadto uwzględnić zasady przekazywania plików poza organizację i kontrolowania dostępu po zmianie zakresu obowiązków. Istotne jest też postanowienie, jak długo poszczególne materiały powinny być przechowywane. Termin zależy od rodzaju dokumentu, obowiązujących przepisów i okoliczności związanych z daną sprawą. Nie trzeba więc usuwać plików tylko dlatego, że zakończono bieżące zadanie. Przed podjęciem takiej decyzji powinno się sprawdzić, czy dokument nie podlega dalszemu obowiązkowi przechowywania albo nie jest niezbędny do rozliczenia albo wyjaśnienia wcześniejszych ustaleń. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe a także procedury odtwarzania danych po awarii. Powinno się sprawdzać nie tylko, czy kopie są tworzone, niemniej jednak również czy można z nich odzyskać potrzebne pliki wraz z ich opisami i powiązaniami. Przy przechowywaniu dokumentacji przez sporo lat trzeba w dodatku kontrolować możliwość odczytu stosowanych formatów a także sposób przenoszenia materiałów do kolejnych rozwiązań technicznych.

Warto zobaczyć: kontrola czasu pracy pracownika.