Dokumenty stanowią zapis wielu działań podejmowanych podczas prowadzenia działalności, od ustaleń z klientami po wewnętrzne decyzje i rozliczenia. Ich znaczenie nie zawsze jest widoczne w chwili zaprojektowania pliku. Dopiero po kilku miesiącach może pojawić się potrzeba sprawdzenia najmniejszych elementów umowy, odszukania załącznika albo ustalenia, na jakiej podstawie podjęto określoną decyzję.

Właśnie dlatego sposób porządkowania dokumentacji powinien uwzględniać nie tylko i wyłącznie obowiązujące potrzeby, ale także sposobność odtworzenia wcześniejszych zdarzeń. Program do zarządzania dokumentami może łączyć pliki z konkretnymi sprawami, rejestrować daty ich dodania i przechowywać informacje o osobach odpowiedzialnych za poszczególne czynności. Przy ustalaniu struktury danych warto rozróżnić dokumenty opisujące ten sam temat od dokumentów, które naprawdę należą do jednej sprawy. Przykładowo, kilka umów może dotyczyć tego samego kontrahenta, niemniej jednak każda z nich posiadać inny termin obowiązywania, zakres i historię przemian. Umieszczenie wszystkich materiałów w jednym folderze nie zawsze wystarcza. Potrzebne są takie oznaczenia, które pozwolą rozpoznać różnice bez konieczności otwierania każdego pliku. Istotne jest także regularne sprawdzanie poprawności opisów, ponieważ błędne przypisanie dokumentu może utrudnić jego odnalezienie dosłownie wówczas, gdy sam plik został zachowany.

Organizacja obiegu dokumentacji wiąże się z określeniem zasad przekazywania informacji pomiędzy osobami i działami. W niektórych procesach dokument przechodzi przez kilka etapów sprawdzania, w innych wystarczy jego rejestracja i zapisanie w najlepszym miejscu. Warto ustalić te różnice przed wprowadzeniem wspólnych procedur. Jeżeli już wszystkie materiały będą wymagały takiej samej liczby akceptacji, proste zadania mogą niepotrzebnie się wydłużać. Z kolei brak testom przy dokumentach wymagających formalnego zatwierdzenia może prowadzić do wykorzystania niekompletnych lub nieaktualnych danych. Kontrolowanie dokumentami i archiwizacja obejmują także ustalenie, co dzieje się z plikiem po zakończeniu danego etapu. Dokument może zostać przekazany do realizacji, uzupełniony o dodatkowe informacje albo wycofany z dalszego obiegu. Każda z takowych sytuacji powinna być odpowiednio oznaczona, ażeby użytkownik wiedział, czy ma do czynienia z wersją roboczą, aktualną czy nieobowiązującą. W praktyce przydatne jest także zachowanie informacji o powodach wprowadzenia zmian. Sama data modyfikacji nie tłumaczy, dlaczego zmieniono treść i kto podjął taką decyzję. Przy dokumentach związanych z zamówieniami, reklamacjami lub rozliczeniami taki kontekst może posiadać znaczenie podczas późniejszego wyjaśniania przebiegu sprawy.

Osobnym obszarem jest przygotowanie dokumentacji do długotrwałego przechowywania. W tym przypadku powinno się rozpatrzyć nie tylko miejsce zapisu, lecz też sposobność odczytania plików po wielu latach. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować zasoby według dat, kategorii, numerów spraw oraz innych opisów, niemniej jednak nie zastępuje testom jakości zgromadzonych materiałów. W trakcie przenoszenia starszych dokumentów mogą ujawnić się braki w załącznikach, niezgodności między nazwą pliku a jego tekstem albo kilka kopii różniących się pojedynczymi zapisami. Nie każdą powtarzającą się kopię powinno się w sposób automatyczny usuwać. Jedna wersja może zawierać podpis, adnotację lub potwierdzenie odbioru, których nie ma w pozostałych egzemplarzach. Dlatego przed porządkowaniem większego zbioru powinno się określić zasady rozpoznawania duplikatów i sposób postępowania z dokumentami o niejasnym statusie. Przy skanowaniu papierowych akt znaczenie ma kolejność stron, czytelność tekstu oraz zgodność pliku z oryginałem. Automatyczne rozpoznawanie tekstu może ułatwić szukanie konkretnych informacji, lecz błędnie odczytane numery, daty czy nazwiska wymagają korekty. W przypadku materiałów o istotnym znaczeniu formalnym zakres weryfikacji powinien być dostosowany do ryzyka pominięcia albo zniekształcenia danych.

Na organizację archiwum wpływają też zmiany przepisów, struktury organizacyjnej oraz stosowanych narzędzi informatycznych. Dokumenty mogą być przechowywane przez różne okresy, zależnie od ich rodzaju i obowiązujących założeń. Z tego względu potrzebne są zasady określające moment rozpoczęcia okresu przechowywania, sposób jego kontrolowania oraz warunki usuwania materiałów. Nie powinno się przyjmować, że zakończenie współpracy z klientem albo zamknięcie projektu w sposób automatyczny znaczy możliwość zniszczenia całej dokumentacji. Część plików może wciąż podlegać obowiązkowi zachowania lub być potrzebna w związku z trwającymi rozliczeniami. Jednocześnie dostęp do archiwum powinien odpowiadać zakresowi obowiązków użytkowników. Prawo do przeglądania dokumentów nie musi oznaczać prawa do ich edycji, pobierania czy usuwania. Ważne jest też postępowanie w przypadku zmiany stanowiska albo odejścia osoby, która wcześniej odpowiadała za dane materiały. Odrębnej testom wymagają kopie zapasowe i możliwość odtworzenia plików po awarii. Przy wieloletnim przechowywaniu należy ponadto sprawdzać, czy używane formaty wciąż można otworzyć i czy przenoszenie dokumentów do nowych systemów nie zmienia ich treści ani istotnych właściwości. Takie działania stanowią część utrzymania dokumentacji, a nie jedynie jednorazowy stopień jej uporządkowania.

Źródło informacji: rejestracja czasu pracy pracownika.