W wielu organizacjach dokumentacja powstaje stopniowo, w miarę realizacji zamówień, prowadzenia projektów i obsługi bieżących spraw. Część informacji jest zapisywana w formularzach, inne trafiają do załączników wiadomości e-mail, a jeszcze inne pozostają w papierowych teczkach. Z czasem pojawia się problem z odtworzeniem przebiegu dokładnie sprecyzowanej sprawy, w szczególności gdy uczestniczyło w niej kilka osób.

Program do zarządzania dokumentami może porządkować pliki według ustalonej struktury i łączyć je z określonymi zadaniami albo procesami. Przy planowaniu takiego rozwiązania warto zwrócić uwagę na to, jak konsumenci będą odnajdywać informacje. Wyszukiwanie jedynie według nazwy pliku na prawdę często okazuje się niewystarczające, w szczególności gdy wiele dokumentów ma podobne tytuły. Dodatkowe oznaczenia, tj. numer sprawy, data, rodzaj dokumentu czy status, pozwalają zawęzić wyniki. Powinno się natomiast ustalić, które informacje są de fakto potrzebne. Nadmiar obowiązkowych pól wydłuża wprowadzanie danych, a zbyt mała liczba oznaczeń może utrudnić późniejsze odszukanie materiałów. W codziennej pracy liczy się również sposób postępowania z dokumentami, których nie da się dobitnie przypisać do istniejącej kategorii. Bez określonej procedury takie pliki na prawdę często trafiają do folderów tymczasowych i pozostają tam przez długi okres czasu.

Istotnym zagadnieniem jest rozróżnienie dokumentów wykorzystywanych na bieżąco od materiałów, które mają być przechowywane przez dłuższy okres. Administrowanie dokumentami i archiwizacja nie sprowadzają się do przenoszenia starszych plików do osobnego katalogu. Powinno się uwzględnić ich znaczenie, aktualny status, powiązania z innymi dokumentami oraz obowiązujące terminy przechowywania. Np, zakończenie projektu nie zawsze znaczy, że wszystkie powiązane z nim materiały można w tym samym momencie zarchiwizować w ten sam sposób. Część dokumentów może nadal wymagać dostępu ze względu na rozliczenia, zgłoszone sugestie albo trwające postępowania. Dlatego przed przeniesieniem zasobów do archiwum warto określić, kto podejmuje taką decyzję i jakie warunki muszą zostać spełnione. Znaczenie ma także możliwość późniejszego odtworzenia historii dokumentu. Informacja o dacie przekazania, osobie zatwierdzającej lub wcześniejszej wersji może być potrzebna wręcz wtedy, gdy sprawa została formalnie zamknięta. O ile archiwizacja nie uwzględnia tych zależności, dokumenty pozostają dostępne, ale ich znaczenie i kontekst mogą być trudne do ustalenia.

Przy porządkowaniu zasobów elektronicznych często pojawia się konieczność połączenia dokumentów pochodzących z różnych źródeł. Mogą to być pliki tekstowe, arkusze, wiadomości zapisane w formie elektronicznej, skany oraz materiały otrzymane w formatach stosowanych uprzednio w organizacji. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji powinien być oceniany też pod względem obsługiwanych typów plików oraz możliwości zachowania ich podstawowych właściwości. Sam zapis dokumentu w repozytorium nie za każdym razem wystarcza. Powinno się sprawdzić, czy plik otwiera się prawidłowo, czy zachowano załączniki i czy jego tekst można odczytać bez dodatkowych narzędzi. W przypadku skanów znaczenie ma rozdzielczość, kontrast a także kompletność stron. Jeżeli już archiwizowany materiał zawiera odręczne notatki albo pieczęcie, automatyczne rozpoznawanie tekstu może nie odtworzyć wszystkich informacji. W takich wypadkach potrzebna jest kontrola wzrokowa, a niekiedy również ręczne uzupełnienie opisu. Przy większej liczbie dokumentów powinno się ustalić sposób sprawdzania jakości, ponieważ pojedyncze niedociągnięcia mogą pozostać niezauważone w trakcie masowego przetwarzania. Istotne jest też zachowanie powiązań między dokumentem kluczowym a jego załącznikami, aby po kilku latach można było odtworzyć pełny zestaw materiałów dotyczących danej sprawy.

Na organizację dokumentacji wpływa a dodatkowo sposób współpracy między działami oraz zmiany zachodzące w strukturze organizacyjnej. Dokument, który początkowo obsługuje jeden zespół, może później wymagać przekazania innemu pracownikowi lub działowi. W takiej okoliczności ważne staje się nie tylko i wyłącznie udostępnienie pliku, lecz również przekazanie informacji o jego statusie, wcześniejszych ustaleniach i dalszych działaniach. Trzeba określić, kto może modyfikować treść dokumentu, kto odpowiada za jego zatwierdzenie i w jaki sposób rejestrowane są korekty. Warto również uwzględnić sytuacje nietypowe, tj. zastępstwo w trakcie nieobecności pracownika albo konieczność ograniczenia dostępu do wybranych materiałów. Zasady te powinny być zgodne z wymogami dotyczącymi ochrony danych i przechowywania dokumentacji. Nie można a przy tym pomijać kwestii technicznych. Kopie zapasowe, kontrola poprawności zapisu a także okresowe sprawdzanie sposobów odtworzenia plików stanowią odrębny obszar utrzymania archiwum. Powinno się także uwzględnić przemianę formatów i narzędzi wykorzystywanych do odczytu dokumentów. Materiał przechowywany przez sporo lat może wymagać przeniesienia do innego formatu, niemniej jednak taka operacja powinna być poprzedzona sprawdzeniem, czy nie zmieniła układu, treści lub ważnych właściwości pliku.

Polecam: kontrola czasu pracy pracownika.