Prowadzenie działalności związanej z przygotowywaniem posiłków wymaga uwzględnienia wielu zasad dotyczących postępowania z żywnością. Nie chodzi tylko o przestrzeganie podstawowych reguł higieny, niemniej jednak też o kontrolowanie procesów, które zachodzą na zapleczu kuchennym i w pomieszczeniach magazynowych. Istotnym zagadnieniem jest tutaj identyfikacja zagrożeń biologicznych, chemicznych i fizycznych, mogących pojawić się na różnorakich etapach pracy.

System HACCP porządkuje te kwestie poprzez określenie konkretnych procedur, zasad sprawdzeniu oraz sposobów reagowania na nieprawidłowości. W gastronomii znaczenie mają w głównej mierze warunki transportu surowców, sposób rozmrażania produktów, obróbka termiczna a także czas przechowywania gotowych potraw. Każdy z tych procesów wymaga osobnego podejścia, ponieważ błędy mogą wynikać z różnych przyczyn i wymagać odmiennych działań.

Przed rozpoczęciem pracy nad dokumentacją należy dokładnie przeanalizować przepływ żywności w zakładzie. W praktyce znaczy to sprawdzenie, gdzie trafiają dostawy, w jaki sposób są dzielone produkty, gdzie odbywa się ich obróbka i jak przebiega wydawanie posiłków. Wdrażanie HACCP musi uwzględniać również codzienne ograniczenia organizacyjne (zobacz także: wdrażanie haccp). Na przykład niewielka kuchnia może posiadać ograniczoną liczbę stanowisk roboczych, co wpływa na kolejność wykonywania czynności i możliwość oddzielenia poszczególnych rodzajów produktów. W takiej sytuacji należy określić zasady korzystania z powierzchni i sprzętu, oraz częstotliwość ich czyszczenia. Osobnej analizy wymagają dostawy, ponieważ sam termin przydatności do spożycia nie przesądza o stanie produktu. Znaczenie ma także temperatura podczas transportu, wygląd opakowania i warunki, w jakich surowiec zostaje przyjęty. Jeżeli ukazują się wątpliwości, procedura powinna określać sposób postępowania z zakwestionowaną partią towaru.

W zwykłym funkcjonowaniu lokalu relacja gastronomia i HACCP obejmuje również podział odpowiedzialności między pracowników. Niektóre czynności mogą być realizowane przez cały personel, inne wymagają przypisania dokładnie określonej osobie. Tyczy się to na przykład sprawdzania temperatury urządzeń chłodniczych, prowadzenia zapisów dotyczących mycia powierzchni czy kontrolowania warunków przechowywania towarów. Ważne jest ustalenie, kto dokonuje pomiaru, gdzie zapisuje wynik i komu zgłasza odchylenia od przyjętych wartości. W praktyce problemem bywają niekompletne rejestry, wpisy uzupełniane z opóźnieniem lub brak informacji o podjętych działaniach. Takie sytuacje utrudniają ocenę, czy procedury są naprawdę wykonywane. Dlatego dokumentacja powinna być możliwie prosta, a pracownicy muszą rozumieć, czemu służą poszczególne czynności. Zasady należy również uaktualniać po zmianach w wyposażeniu, sposobie przygotowywania potraw albo organizacji stanowisk.

Podczas opracowywania systemu na prawdę bardzo często wykorzystywane są wzory haccp, obejmujące przykładowe instrukcje, arkusze monitorowania i formularze rejestrów. Ich wykorzystanie wymaga natomiast sprawdzenia, czy odpowiadają warunkom konkretnego miejsca. Gotowy formularz może zawierać pola, które nie mają zastosowania w danym zakładzie, lub pomijać czynności istotne dla określonego rodzaju produkcji. Nie powinno się więc traktować przykładowych dokumentów jako kompletnego systemu, który można wdrożyć bez przekształceń. Szczególnej sugestie wymagają zapisy dotyczące temperatur, ponieważ powinny odnosić się do naprawdę wykorzystywanych urządzeń i przyjętych zasad przechowywania. Jednakowo instrukcje mycia i dezynfekcji muszą uwzględniać rodzaj powierzchni, stosowane środki oraz sposób ich użycia zgodny z zaleceniami producenta. Dokumenty powinny być dostępne dla osób wykonujących opisane czynności, a ich treść musi odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi pracy. W innym razie powstaje rozbieżność między formalnymi procedurami a praktyką, co utrudnia bieżącą kontrolę i ocenę funkcjonowania systemu.

Warto zobaczyć: gastronomia.