Sporo materiałów dźwiękowych zawiera informacje, które trudno analizować bez ich uporządkowania w formie pisemnej. Tyczy się to między innymi rozmów, wywiadów, spotkań, narad czy rozmaite zapisów ustnych. Samo nagranie umożliwia odtworzyć przebieg wydarzeń, jednakże przy dłuższych materiałach szukanie konkretnych fragmentów może być czasochłonne.

Z tego powodu przygotowuje się transkrypcje nagrań, które polegają na przeniesieniu treści mówionej do postaci tekstowej. W współzależności od celu takiego opracowania zapis może zachowywać szczegółowy sposób wypowiedzi lub zostać delikatnie uporządkowany pod kątem czytelności.

Podczas pracy z nagraniami często pojawiają się sytuacje wymagające oceny jakości materiału źródłowego. Nie właściwie każde nagranie jest takie proste do odtworzenia. Szumy w tle, niewyraźna wymowa, kilka osób mówiących równocześnie albo dłuższe przerwy mogą wpływać na dokładność przygotowanego tekstu. W praktyce ważne jest odróżnienie fragmentów pewnych od tych, których nie można niedwuznacznie rozpoznać (więcej: transkrypcja cennik). Próba uzupełniania niejasnych wypowiedzi na podstawie własnych przypuszczeń może prowadzić do przeróbek w znaczeniu rozmowy, dlatego w dokumentach tego typu stosuje się odpowiednie oznaczenia albo pozostawia wskazanie nieczytelnego miejsca.

Szczególne wymagania dotyczą materiałów, w których znaczenie ma precyzyjne pokazanie przebiegu rozmowy. Przykładem jest transkrypcja do sądu, gdzie zapis nagrania powinien odzwierciedlać rzeczywiste wypowiedzi uczestników a także zachować ich kolejność. W tak zaistniałej okoliczności ważne mogą być nie tylko same słowa, niemniej jednak także wskazanie osób zabierających głos, momentów przerwania wypowiedzi czy fragmentów, które są skomplikowane do odsłuchania. Przygotowanie takiego dokumentu wymaga zwrócenia sugestie na szczegóły, ponieważ dosłownie niewielkie różnice między nagraniem a zapisem mogą mieć znaczenie przy późniejszej analizie materiału.

Stenogramy znajdują użycie w wielu obszarach, w których niezbędny jest uporządkowany zapis wypowiedzi. Mogą być tworzone na bazie rozmów formalnych, wystąpień, posiedzeń lub innych wydarzeń wymagających zachowania treści w formie pisemnej. Sposób przygotowania dokumentu uzależniony jest od jego przeznaczenia a także oczekiwań dotyczących szczegółowości. Zupełnie inaczej opracowuje się zapis rozmowy prowadzonej swobodnie, a zupełnie inaczej materiał, w którym znacząca jest każda wypowiedź i jej dokładne brzmienie. Finalny kształt takiego zapisu wynika głównie z kategorii nagrania, jego jakości oraz celu, dla którego jest przygotowywany.

Więcej: transkrypcja do sądu.