Rozmowa zarejestrowana na dyktafonie, telefonie albo kamerze prędzej czy później może stać się trudna do szybkiego przeanalizowania. Kilkudziesięciominutowy plik wymaga odsłuchiwania od początku do końca, nawet jeśli potrzebny jest wyłącznie jeden konkretny fragment. W takich przypadkach transkrypcja nagrań daje możliwość przedstawić zawartość materiału w formie tekstowej.

Nie znaczy to jednakże zwyczajnego przepisywania słów bez zwracania sugestie na kontekst. Osoba wykonująca zapis musi rozpoznać poszczególnych rozmówców, zachować kolejność ich wypowiedzi i stosownie potraktować fragmenty, których nie da się wyraźnie usłyszeć. Problemem bywają szczególnie nagrania zrealizowane w miejscach, gdzie występuje hałas, echo albo rozmowy prowadzone są przez kilka osób naraz. W takich warunkach pojedyncze słowo może być skomplikowane do ustalenia, a próba wypełnienia go na podstawie domysłu może zmodyfikować znaczenie całej wypowiedzi.

Inaczej trzeba podejść do materiału, który może mieć znaczenie w postępowaniu formalnym. Transkrypcja do sądu wymaga zwrócenia sugestie na detale, które w zwyczajnym zapisie rozmowy mogłyby zostać pominięte. Znaczenie może posiadać dokładne wskazanie osoby mówiącej, kolejność zdań, przerwy w wypowiedzi czy moment, w którym dwóch uczestników zaczyna mówić równocześnie. Przy dłuższych plikach praktycznym rozwiązaniem jest również oznaczanie czasu nagrania. Dzięki temu zapis tekstowy można odnieść do konkretnego miejsca w materiale źródłowym bez konieczności szukania go metodą prób i błędów. Nie bez znaczenia pozostaje sposób zapisywania języka mówionego (polecam: transkrypcja cennik). Rozmówcy często zmieniają zdanie w połowie wypowiedzi, powtarzają te same słowa albo używają skrótów myślowych. Zbyt daleko idąca korekta może sprawić, że tekst będzie brzmiał poprawniej, niemniej jednak równocześnie przestanie ze starannością odzwierciedlać nagranie.

Przy bardziej rozbudowanych materiałach spotkać można określenie stenogram, odnoszące się do dokładnego zapisu przebiegu wypowiedzi. W praktyce odcinek szczegółowości takiego dokumentu może zależeć od jego przeznaczenia. W pewnych sytuacjach znacząca jest nieomalże każda przerwa i powtórzenie, innym razem większe znaczenie ma czytelne zaprezentowanie kolejnych wypowiedzi wraz z możliwością odnalezienia ich w nagraniu. Trudność rośnie, gdy materiał obejmuje wiele godzin rozmów. Wówczas łatwo o pomyłkę przy oznaczaniu osób lub pominięcie krótkiego fragmentu podczas wielokrotnego przewijania pliku. Pomocne jest dzielenie pracy na mniejsze części i zachowanie jednego sposobu zapisu w całym dokumencie. Szczególnej uwagi wymagają wypowiedzi nakładające się na siebie. Jeżeli nie można niedwuznacznie ustalić ich treści, bardziej właściwe jest zaznaczenie nieczytelnego miejsca niż wpisanie słów, które jedynie pasują do kontekstu. Kontekst może pomóc w ponownym odsłuchaniu danego fragmentu, ale nie powinien zastępować tego, co de facto znajduje się na nagraniu.

Na jakość końcowego zapisu wpływa przede wszystkim materiał źródłowy. Wyraźne nagranie z niewielką liczbą zakłóceń daje inne możliwości niż plik z cichymi głosami, szumem urządzeń lub dźwiękami dochodzącymi z otoczenia. Znaczenie ma też sposób ustawienia mikrofonu a także odległość rozmówców od urządzenia rejestrującego. W sytuacji materiałów wykorzystywanych w sprawach formalnych warto zachować oryginalny plik i nie ograniczać się wyłącznie do jego wersji tekstowej. Nagranie pozostaje źródłem, z którym można porównać zapis w razie pojawienia się wątpliwości dotyczących konkretnego zdania. Równie istotne jest zachowanie chronologii. Przestawienie dwóch wypowiedzi lub pominięcie krótkiej konwersji zdań może zmienić sposób odbioru dalszej rozmowy. Dlatego przygotowanie transkrypcji wymaga nie tylko sprawnego słuchania i pisania, lecz także stałej sprawdzeniu zgodności tekstu z materiałem, na podstawie którego został sporządzony.

Sprawdź również informacje na stronie: stenogram.