Rozmowa zarejestrowana na dyktafonie, telefonie albo kamerze prędzej czy później może stać się trudna do szybkiego rozważenia. Kilkudziesięciominutowy plik wymaga odsłuchiwania od początku do końca, dosłownie jeżeli potrzebny jest wyłącznie jeden dany fragment. W takich wypadkach transkrypcja nagrań daje możliwość zilustrować zawartość materiału w formie tekstowej.

Nie znaczy to jednak codziennego przepisywania słów bez zwracania sugestie na kontekst. Osoba wykonująca zapis musi rozpoznać poszczególnych rozmówców, zachować kolejność ich wypowiedzi i należycie potraktować fragmenty, których nie da się wyraźnie usłyszeć. Problemem bywają w szczególności nagrania zrobione w miejscach, gdzie występuje hałas, echo lub rozmowy prowadzone są przez kilka osób naraz. W takich warunkach pojedyncze słowo może być trudne do ustalenia, a próba wypełnienia go na bazie domysłu może zmienić znaczenie całej wypowiedzi.

Inaczej trzeba podejść do materiału, który może mieć znaczenie w postępowaniu formalnym. Transkrypcja do sądu wymaga zwrócenia uwagi na najmniejsze elementy, które w normalnym zapisie rozmowy mogłyby zostać pominięte. Znaczenie może mieć dokładne wskazanie osoby mówiącej, kolejność zdań, przerwy w wypowiedzi czy moment, w którym dwóch uczestników zaczyna mówić jednocześnie. Przy dłuższych plikach praktycznym rozwiązaniem jest również oznaczanie czasu nagrania. Dzięki temu zapis tekstowy można odnieść do konkretnego miejsca w materiale źródłowym bez konieczności szukania go metodą prób i błędów. Nie bez znaczenia pozostaje sposób zapisywania języka mówionego (zobacz również: stenogram cennik). Rozmówcy na prawdę często zmieniają zdanie w połowie wypowiedzi, powtarzają te same słowa lub używają skrótów myślowych. Zbyt daleko idąca korekta może sprawić, że tekst będzie brzmiał poprawniej, ale jednocześnie przestanie wnikliwie odzwierciedlać nagranie.

Przy bardziej rozbudowanych materiałach spotkać można określenie stenogram, odnoszące się do szczegółowego zapisu przebiegu wypowiedzi. W praktyce etap szczegółowości takiego dokumentu może zależeć od jego przeznaczenia. W pewnych sytuacjach znacząca jest prawie że każda przerwa i powtórzenie, innym razem większe znaczenie ma czytelne zademonstrowanie kolejnych wypowiedzi wraz z możliwością odnalezienia ich w nagraniu. Trudność rośnie, gdy materiał obejmuje wiele godzin rozmów. Wtedy łatwo o pomyłkę przy oznaczaniu osób lub pominięcie krótkiego fragmentu w trakcie wielokrotnego przewijania pliku. Pomocne jest dzielenie pracy na mniejsze części i zachowanie jednego sposobu zapisu w całym dokumencie. Szczególnej uwagi wymagają wypowiedzi nakładające się na siebie. Jeżeli już nie można niedwuznacznie ustalić ich treści, bardziej właściwe jest zaznaczenie nieczytelnego miejsca niż wpisanie słów, które tylko pasują do kontekstu. Kontekst może pomóc w ponownym odsłuchaniu danego fragmentu, niemniej jednak nie powinien zastępować tego, co de fakto znajduje się na nagraniu.

Na jakość końcowego zapisu wpływa głównie materiał źródłowy. Wyraźne nagranie z niewielką liczbą zakłóceń daje inne możliwości niż plik z cichymi głosami, szumem urządzeń albo dźwiękami dochodzącymi z otoczenia. Znaczenie ma także sposób ustawienia mikrofonu a także odległość rozmówców od urządzenia rejestrującego. W sytuacji materiałów używanych w sprawach formalnych warto zachować oryginalny plik i nie ograniczać się jedynie do jego wersji tekstowej. Nagranie pozostaje źródłem, z którym można porównać zapis w razie pojawienia się wątpliwości dotyczących konkretnego zdania. Równie istotne jest zachowanie chronologii. Przestawienie dwóch wypowiedzi albo pominięcie krótkiej wymiany zdań może przemienić sposób odbioru następnej rozmowy. Dlatego przygotowanie transkrypcji wymaga nie tylko sprawnego słuchania i pisania, lecz także stałej kontroli zgodności tekstu z materiałem, na podstawie którego został sporządzony.

Polecamy: stenogram.