Zmiana sposobu przekazywania faktur do centralnego systemu wymaga spojrzenia na cały proces ich wystawiania i odbierania. W praktyce faktura jest zwykle tylko jednym z elementów większego obiegu, w którym uczestniczą dane kontrahenta, zamówienie, sprzedaż, magazyn, księgowość a także archiwizacja dokumentów. Z tego powodu integracja KSeF może dotknąć kilku obszarów równocześnie, nawet jeśli na początku planowane jest tylko automatyczne wysyłanie faktur.

Zwłaszcza istotne jest uwarunkowanie, z którego kodu mają pochodzić dane przekazywane do systemu oraz gdzie ma być zapisywana informacja o wyniku operacji. Jeśli faktury są wystawiane w więcej niż jednym miejscu, dochodzi dodatkowe zagadnienie powiązane z ujednoliceniem sposobu ich obsługi. W takiej sytuacji warto przedtem ustalić, czy wszystkie źródła danych działają według tych samych zasad. Różnice, które przy ręcznej pracy były wychwytywane przez pracowników, po częściowej automatyzacji mogą stać się źródłem powtarzających się błędów.

Jednym z mniej oczywistych elementów jest obsługa numeracji i identyfikacji dokumentów. Wewnętrzny numer faktury może być niezbędny do znalezienia dokumentu w programie księgowym, jednak system zewnętrzny może posługiwać się innymi informacjami dotyczącymi danego dokumentu. W codziennej pracy ważne jest, aby użytkownik potrafił powiązać te dane bez dodatkowego przeszukiwania kilku aplikacji. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy należy sprawdzić konkretną fakturę po kilku tygodniach lub miesiącach. Integracja z KSeF powinna zatem uwzględniać nie tylko przekazanie treści dokumentu, niemniej jednak również sposób zapisu informacji potrzebnych do jego późniejszego odnalezienia. Przy większej liczbie faktur ręczne porównywanie numerów i statusów może stać się osobnym zadaniem. Warto też pamiętać, że dokumenty nie za każdym razem przechodzą przez proces w analogiczny sposób. Korekta, ponowna próba przekazania czy ręczna zmiana danych może sprawić, że standardowy schemat przestaje wystarczać.

Osobnego sprawdzenia wymaga sposób działania systemów w sytuacji błędów. Podczas testów łatwo skupić się na poprawnym scenariuszu, czyli utworzeniu faktury, przekazaniu jej i zapisaniu odpowiedzi. W rzeczywistej pracy pojawiają się jednak sytuacje, w których dane są niekompletne, użytkownik zmieni dokument w nieodpowiednim momencie albo komunikacja między systemami zostanie przerwana. Wtedy istotne staje się uwarunkowanie, co dzieje się z dokumentem po wystąpieniu kłopotu. Nie powinien on zniknąć z procesu ani pozostawić użytkownika bez informacji o kolejnym działaniu. Równocześnie automatyczne ponawianie każdej nieudanej operacji nie za każdym razem jest najlepszym rozwiązaniem. Jeżeli już przyczyną jest błąd danych, kolejne próby nie zmienią wyniku. Z kolei przy krótkotrwałym problemie technicznym ponowienie może być obsługiwane według innego schematu. Takie rozróżnienie trzeba uwzględnić podczas ustalania zasad działania integracji, ponieważ wpływa ono bezpośrednio na późniejszą pracę osób zajmujących się fakturami.

Znaczenie ma również przygotowanie użytkowników do pracy z nowym obiegiem dokumentów. Wręcz świetnie skonfigurowane systemy nie eliminują potrzeby podejmowania decyzji w niekonwencjonalnych przypadkach. Pracownik powinien wiedzieć, gdzie sprawdzić status faktury, jak rozpoznać dokument wymagający dodatkowej kontroli a także co zrobić, gdy dane zapisane w jednym systemie nie odpowiadają wiadomościom w innym. Warto dodatkowo ograniczyć liczbę miejsc, w których trzeba poszukiwać tych samych informacji. Jeżeli status dokumentu znajduje się w jednym programie, a komunikat o błędzie w drugim, obsługa może stać się bardziej skomplikowana, pomimo że sama wymiana danych funkcjonuje prawidłowo. Integracja KSeF jest zatem również kwestią organizacji pracy i ustalenia odpowiedzialności za poszczególne etapy. Dopiero prześledzenie rzeczywistych czynności wykonywanych przez użytkowników pozwala zauważyć, które elementy można połączyć, które powinny pozostać pod kontrolą człowieka oraz gdzie potrzebne są dodatkowe reguły dla dokumentów odbiegających od typowego schematu.

Sprawdź tutaj: KSeF integracja.