Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur wpływa na sposób organizacji pracy w działach, które do tej pory korzystały z kilku niezależnych programów. Dokument sprzedażowy może powstać w jednym miejscu, dane kontrahenta mogą być pobierane z innej bazy, a informacje potrzebne księgowości znajdować się jeszcze gdzie indziej. W takich warunkach integracja KSeF dotyczy nie tylko przesyłania dokumentów, lecz też ustalenia, jak dane mają przepływać pomiędzy poszczególnymi etapami.

Z praktycznego punktu widzenia ważne jest rozdzielenie procesu wystawienia faktury od procesu jej przekazania do KSeF. Błąd w danych handlowych może pojawić się jeszcze przed wysyłką, a problem techniczny może wystąpić już podczas komunikacji z systemem. Oba przypadki wymagają innego działania. Dlatego przy projektowaniu obiegu warto z dokładnością określić moment, w którym dokument uznaje się za gotowy do przekazania, a także sposób postępowania, gdy przesłanie nie zakończy się prawidłowo.

Istotną rolę odgrywa również przygotowanie danych stosowanych przy tworzeniu faktur. W codziennej pracy zdarzają się zmiany nazw kontrahentów, adresów, numerów identyfikacyjnych, stawek czy sposobu rozliczenia. O ile informacje pochodzą z kilku źródeł, mogą pojawić się między nimi rozbieżności. Integracja z KSeF nie usuwa takich problemów, ponieważ system może tylko przekazać dane, które zostały przedtem przygotowane w używanym oprogramowaniu. Z tego powodu przed uruchomieniem konwersji informacji warto sprawdzić, czy poszczególne systemy korzystają z takowych samych danych i czy pola wymagane do wystawienia dokumentu są prawidłowo uzupełniane. W praktyce właśnie na tym etapie wychodzą na jaw różnice, których uprzednio nie było widać, szczególnie gdy jeden dział używa inne oznaczenia niż drugi. Nierzadko konieczna jest zmiana sposobu zapisywania danych, a czasami wystarczy uwarunkowanie, które źródło informacji ma posiadać pierwszeństwo.

Przy większej liczbie dokumentów znaczenie zyskuje również kontrola statusów. Faktura może znajdować się w systemie jako przygotowana, oczekująca na wysyłkę, przekazana do KSeF lub wymagająca ponownego działania. Sam komunikat o błędzie nie zawsze wystarcza, ponieważ osoba odpowiedzialna za dokument musi jeszcze wiedzieć, co właściwie powinno wydarzyć się dalej. W dobrze opisanym procesie określa się zatem nie tylko sposób przesyłania faktur, niemniej jednak również reakcję na poszczególne zdarzenia. Ma to szczególne znaczenie przy korektach, ponownej wysyłce czy czasowej niedostępności któregoś z stosowanych narzędzi. Automatyczne ponowienie operacji może być uzasadnione w jednym przypadku, jednakże przy błędnych danych może wyłącznie powtarzać tę samą nieudaną czynność. Z tego względu mechanizmy automatyczne powinny być związane z informacją, która umożliwia rozróżnić błąd wymagający poprawy od problemu, który może ustąpić bez zmiany danych.

Ważnym elementem pozostaje też sposobność odtworzenia historii dokumentu. W przypadku pytań dotyczących dokładnie określonej faktury należy móc ustalić, kiedy została przygotowana, jakie dane przekazano, kiedy podjęto próbę wysyłki i jaki był wynik tej operacji. Przy ręcznym obiegu takie informacje na prawdę bardzo często znajdują się w wiadomościach, notatkach lub pamięci pracowników, jednakże przy wymianie automatycznej powinny wynikać z działania systemów. Integracja KSeF może więc zmienić nie tylko sposób przesyłania dokumentów, ale także sposób ich późniejszego sprawdzania. Znaczenie mają w dodatku uprawnienia poszczególnych osób, zakres dostępnych informacji oraz możliwość stworzenia czynności ręcznie, gdy standardowy proces nie może zostać zastosowany. Takie sytuacje są częścią normalnej obsługi systemów i warto przewidzieć je jeszcze na etapie ustalania zasad pracy, zamiast dopiero wtedy poszukiwać rozwiązania dla nietuzinkowego przypadku.

Dodatkowe informacje: integracja KSeF API.